Aufbewahrungsfristen

Aufbewahrungsfristen

Wer muss Aufbewahrungsfristen beachten?
Das Handelsgesetzbuch (HGB) verpflichtet Kaufleute zur Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen (§ 257 HGB), vor allem aber aus steuerlichen Gründen haben alle Unternehmen der gewerblichen Wirtschaft die Aufbewahrungsvorschriften nach § 147 Abgabenordnung (AO) zu erfüllen.

Was ist aufzubewahren?
Die handels- und steuerrechtlichen Vorschriften zur Aufzeichnung von Geschäftsvorfällen und zur Aufbewahrung von Schriftgut stimmen nur zum Teil überein. Aus steuerrechtlichen Gründen sind sämtliche Geschäftsunterlagen und sonstigen Unterlagen aufzubewahren, die für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die handelsrechtlichen Vorschriften haben damit für die betriebliche Praxis nicht die Bedeutung wie sie den steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften zukommt. Im folgenden werden daher vornehmlich die steuerrechtlichen Aufbewahrungsvorschriften dargestellt.

Wie sind die Aufbewahrungsfristen?
Nach Steuerrecht gilt die Aufbewahrungsfrist von

  • 10 Jahren für: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen sowie Buchungsbelege.
  • 6 Jahren für: Empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der abgesandten Handels- oder Geschäftsbriefe, sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind.

Diese festen Aufbewahrungsfristen können sich jedoch dann verlängern, wenn das Schriftgut für die Steuern von Bedeutung ist, bei denen die Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist. Im einzelnen wird der Ablauf der Festsetzungsfrist durch einen der folgenden Sachverhalte gehemmt:

  • begonnene Außenprüfung,
  • vorläufige Steuerfestsetzung nach § 165 AO,
  • anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen,
  • schwebendes oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren,
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Handelsbuch gemacht, das Inventar, die Eröffnungsbilanz, die Jahresabschlüsse oder die Konzernabschlüsse aufgestellt sind, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt wurde oder der Buchungsbeleg oder die sonstigen Unterlagen entstanden sind. Bei Verträgen beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Jahres, in dem der Vertrag endet. Entsprechendes gilt für einseitige Willenserklärungen.

In welcher Form müssen Unterlagen aufbewahrt werden?
Die Aufbewahrung im Original ist nur in Ausnahmefällen vorgeschrieben. Eröffnungsbilanzen, die Jahresabschlüsse und die Konzernabschlüsse müssen nach § 257 Abs. 3 S. 1 HGB und § 147 Abs. 2 S.1 AO innerhalb der Aufbewahrungsfrist im Original aufbewahrt werden, auch wenn sie auf Mikrofilm oder anderen Datenträgern aufgezeichnet sind.

Wo muss aufbewahrt werden?
Nach der steuerlichen Vorschrift (§ 146 Abs. 2 AO) ist das aufbewahrungspflichtige Schriftgut in der Bundesrepublik Deutschland, aufzubewahren. Das Handelsgesetzbuch schreibt keinen Ort vor, doch müssen die Unterlagen in einer angemessenen Frist vorgelegt werden können (§ 239 Abs. 4 HGB).

Das Merkblatt wurde mit der gebotenen Sorgfalt zusammengestellt. Für die Vollständigkeit und Richtigkeit kann jedoch keine Gewähr übernommen werden.

Folgende Unterlagen aus dem Jahr 2011 und früher können ab 1.1.2018 vernichtet werden:
Akkreditive,
Einspruchsschreiben,
Lieferscheine,
Aktenvermerke,
Finanzberichte,
Mahnbescheide,
Angebote,
Frachtbriefe,
Preislisten,
Anlagevermögensbücher,
Gehaltslisten – soweit nicht Protokolle und -karteien -,
Buchungsbelege,
Anträge auf Arbeitsnehmer-Geschäftsberichte,
Registrierkassenstreifen,
Sparzulageunterlagen,
Geschäftsbriefe,
Sparbücher,
Bankbürgschaftsunterlagen,
Grundbuchauszüge,
Speisekarten,
Steuerunterlagen,
Sozialversicherungsträger,
Steuererklärungen,
Anträge,
Betriebsprüfungsberichte,
Handelsregisterauszüge,
Bilanzunterlagen,
Jahresabschlusserläuterungen,
Versicherungspolicen – soweit verfallen,
Depotauszüge,
Kalkulationsunterlagen,
Verträge – soweit verfallen,
Kassenzettel,
Wechsel – soweit verfallen.

Folgende Unterlagen aus dem Jahr 2007 und früher können ab 1.1.2018 vernichtet werden:
Abrechnungsunterlagen, Kontenpläne und Kontenplanänderungen,
Änderungsnachweise der EDV-Buchführung,
Kontoauszüge,
Angestelltenversicherung (Belege),
Kreditorenlisten,
Arbeitsanweisung für EDV-Buchführung,
Kreditunterlagen,
Ausgangsrechnungen,
Lageberichte,
Bankbelege,
Lagerbuchführungen,
Belege – soweit Buchfunktion,
Lohnbelege,
Lohnlisten,
Betriebsabrechnungsbögen mit Belegen,
Magnetbänder mit Buchfunktion als Bewertungsunterlage,
Mietunterlage,
Bewertungsunterlagen,
Nebenbücher,
Bewirtungsunterlagen,
Pachtunterlagen,
Bilanzen,
Postbankbelege,
Buchungsanweisungen,
Prozessakten,
Darlehensunterlagen,
Prüfungsberichte über Jahresabschlussprüfung,
Dauerauftragsunterlagen,
Quittungen,
Debitorenlisten soweit Bilanzunterlagen,
Rechnungen,
Einfuhrunterlagen,
Reisekostenabrechnungen,
Eingangsrechnungen,
Repräsentationsaufwendungen (Unterlagen),
Einheitswertunterlagen,
Scheck- und Wechselunterlagen,
Einnahme/Überschuss-Rechnungen,
Sachkonten,
Exportunterlagen,
Saldenbilanzen,
Geschenknachweise,
Speicherbelegungsplan der EDV-Buchführung,
Gewinn- und Verlustrechnung,
Spendenbescheinigungen (betriebliche Spenden),
Gutschriftsanzeigen,
Verkaufsbücher,
Handelsbücher,
Vermögenswirksame Leistungen (Unterlagen),
Hauptabschlussübersicht (als Bilanzersatz),
Versand- und Frachtunterlagen,
Inventare,
Wareneingangs- und -Ausgangsbücher,
Investitionszulagen (Unterlagen),
Zahlungsanweisungen,
Journale für Hauptbuch und Kontokorrent,
Zollbelege,
Kassenbücher- und Blätter, Kassenberichte.